Audit dan SMK3

AUDIT

A.  Pengertian

Sesuatu orgainsasi melakukan alat atau cara untuk menilai apakah pelaksanaan K3 telah berhasil atau tidak. Salah satu cara penilaian adalah dengan melakukan Audit K3 sebagai bagian dari siklus Plan-Do-Check-Action. Melalui audit, organisasi akan mengetahi kelebihan dan kekurangannyasehingga dapat melakukan langkah-langkah penyempurnaan berkesinambungan.

B.  Tujuan internal audit K3 

Adapun tujuan internal Audit K3 antara lain:

1.    Untuk memastikan apakah sistem manajemen K3 yang dijalankan telah memenuhi prosedur yang telah di tetapkan dan sesuai dengan persyaratan dan standar OHSAS 18001

2.    Untuk mengetahui apakah sistem manajemen K3 tersebut telah berjalan sebagaimana mestinya diseluruh jajaran sesuai dengan lingkup pelaksanaannya

3.    Memastikan apakah sistem manajemen K3 yang dijalankan telah efektif untuk menjawab semua isu K3 yang ada dalam organisasi  guna menghindari SMK3 yang salah arah, virtual, atau random

OHSAS 18001 mensyarakan audit internal dilakukan secara berkala dengan persyaratan sebagaai berikut:

1. Tim audit harus bersifat independen. Pengertian Independen tidak harus berasal  dari luar organisasi, tetapi dapat diambil dari lingkungan organisasi dengan  syarat tidak terikat atau memilik kepentingan dengan unit/bagian atau  depertemen yang akan di audit 

2. Tim audit harus memiliki kompetensi melakukan audit K3.

3.  Hal ini sangat penting untuk mendapatkan hasil auidt yang baik dan bermanfaat. Karena itu tim audit sebaiknya diberi pelatihan mengenai audit SMK3 yang menyangkut pemahaman mendasar mengenai sistem manajemen OHSAS 18001 dan tata cara melakukan audit.

C. Lingkup Audit Internal

Audit internal yang dilakukan secara sistematis dan komprehensif yang mencakup semua aspek dalam sistem manajemen K3. Karena itu untuk mendukung hasil audit, diperlukan berbagai masukan antara lain :

1.    Dokumentasi sistem manajemen K3,untuk melihat apakah sudah memadai dengan persyaratan OHSAS 18001

2.    Kebijkan dan komitmen manajemen mengenai K3, yang dapat dilihat baik dari dokumen tertulis maupun dalam implementasinya

3.    Objektif K3, umtuk memastikan apakah telah terpenuhi atau telah sejalan dengan persyaratan yang ditetapka, baik dari segi proses pengembangan,substansi dan pemantauan.

4.    Prosedur yang berkaitan dengan K3 termasuk keadaan darurat, ijin kerja aman, pengelolaan material berbahaya dan lainnya.

5.    Catatan pertemuan atau rapat K3 untuk memantau apa saja aktivitas K3 yang berjalan dalam organisasi.

6.    Rekaman kecelakaan dan kejadian, termasuk hasil penyeledikan insiden yang dilakukan. Auditor akan melihat apakah proses penyelidikan insiden dijalankan dengan baik dan ditindak lanjuti sesuai dengan persyaratan.

7.    Persyaratan perundangan termasuk ijin, sertifikat, hasil pemeriksaan dan lainnya.

8.    Rekaman pelatihan, termaasuk prencanaan, pelaksanaan, evaluasi, peserta dan judul pelatihan.

9.    Laporan dari hasil audit, inspeksi atau pemeriksaan K3 yang pernah dilakukan sebelumnya.

10.     Tindakan koreksi yang disyarakatkan dan pelaksanaannya

11.     Laporan ketidak sesuaian yang pernah dilakukan dari hasil audit sebelumnya 

12.     Hasil tinjau ulang manajemen yang dilakukan dan tindak lanjutnya.

SMK3

Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, yang selanjutnya disingkat SMK3, adalah bagian sistem manajemen secara menyeluruh termasuk struktur organisasi, aktivitas perencanaan, tanggung jawab, pelaksanaan, prosedur, proses dan pengembangan sumber daya untuk membangun, menerapkan, mencapai, mengkaji, dan mengembangkan kebijakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja, yang disingkat dengan K3, dalam upaya mengendalikan risiko K3 di tempat kerja. (Peraturan Menakertrans PER.18/MEN/XI/2008 pasal 1 ayat 1).

A. Penyelenggara audit SMK3 (Badan Audit)

Penyelenggara audit SMK3 adalah badan hukum yang ditunjuk oleh Menteri untuk melakukan audit eksternal SMK3. (Peraturan Menakertrans PER.18/MEN/XI/2008 pasal 1 ayat 2)

B. Audit internal SMK3

Audit internal SMK3 adalah audit SMK3 yang dilakukan oleh perusahaan sendiri dalam rangka pembuktian penerapan SMK3 dan persiapan audit eksternal SMK3 dan/atau pemenuhan standar nasional atau internasional atau tujuan-tujuan lainnya. (Peraturan Menakertrans PER.18/MEN/XI/2008 Pasal 1 bullet 4)

C. Audit eksternal SMK3

Audit eksternal SMK3 adalah pemeriksaan secara sistematik dan independen, untuk mengukur penerapan SMK3 di tempat kerja dan/atau perusahaan yang hasilnya digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penilaian tingkat pencapaian penerapan SMK3. (Peraturan Menakertrans PER.18/MEN/XI/2008 pasal 1 ayat 3)

D. Mekanisme Audit Ekternal SMK3

Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja No. Kep 19/M/BW/1997 tentang pelaksanaan audit SMK3 mekanisme pelaksanaan audit SMK3 yang dilaksanakan oleh Badan audit adalah sebagai berikut:

· Perusahaan yang telah menerapkan SMK3 dapat mengajukan permohonan untuk dilakukan audit kepada Direktur Jenderal Binwasnaker melalui Kepala Instansi yang membidangi ketenagakerjaan tingkat propinsi/kab/kota setempat.

· Permohonan dari perusahaan diinventarisasi dan dievaluasi, bagi perusahaan-perusahaan yang memenuhi kriteria untuk diaudit selanjutnya disampaikan kepada Badan audit sebagai bahan rencana tahunan audit. Selain itu Instansi yang membidangi ketenagakerjaan tingkat propinsi/kab/kota mengajukan daftar perusahaan yang diwajibkan menerapkan SMK3 berdasarkan pasal 3 ayat (1), Peraturan Menteri No. 05/MEN/1996 kepada Direktur Jenderal Binwasnaker, guna penetapan perusahaan yang dinilai wajib diaudit.

· Badan audit menyusun rencana tahunan berdasarkan bahan yang telah diterima dari Depnakertrans atau informasi dari instansi-instansi yang dapat dipercaya untuk disampaikan kepada Direktur Jenderal Binwasnaker guna mendapatkan persetujuan. Usulan rencana tahunan audit dapat disetujui bilamana sesuai dengan kriteria penilaian, susulan yang ditolak dikembalikan kepada Badan audit untuk penyusunan ulang rencana tahunan audit dan segera disampaikan kembali kepada Direktur Jenderal Binwasnaker untuk mendapatkan persetujuan.

· Direktur Jenderal Binwasnaker mengirimkan keputusan rencana tahunan audit yang telah disetujui kepada Badan audit dan salinannya disampaikan kepada Kepala Instansi yang membidangi ketenagakerjaan tingkat propinsi/kab/kota serta perusahaan yang akan diaudit oleh Badan audit.

· Badan audit mengkonfirmasikan rencana audit kepada setiap perusahaan yang terdaftar dalam rencana tahunan audit apabila perusahaan setuju atas rencana tersebut segera mengkonfirmasikan kembali kepada Badan audit guna persiapan pelaksanaan audit.

· Badan audit yang akan melaksanakan audit terlebih dahulu harus memberitahukan rencana pelaksanaan audit kepada Kepala Instansi yang membidangi Ketenagakerjaan tingkat propinsi/kab/kota yang harus dipantau oleh pegawai pengawas setempat. Setelah selesai melaksanakan audit, Badan audit segera menyusun laporan audit sesuai dengan formulir laporan audit (Lampiran III Permen No. Per 05/MEN/1996 untuk disampaikan kepada Direktur Jenderal Binwasnaker dengan tembusan kepada perusahaan yang bersangkutan.

· Direktur Jenderal Binwasnaker melakukan evaluasi dan penilaian hasil audit, berdasarkan hasil evaluasi dan penilaian berupa bendera sesuai dengan tingkat pemenuhan terhadap kriteria audit dan disampaikan kepada perusahaan yang bersangkutan.

· Bagi perusahaan yang berdasarkan hasil evaluasi ditemukan adanya pelanggaran atas peraturan perundangan, Dirjen Binwasnaker dapat mengambil tindakan baik berbentuk pembinaan atau tindakan hukum.

E. Jumlah kriteria audit SMK3

Tingkat penerapan sistem manajemen audit SMK3 dibagi menjadi tingkatan:

· Perusahaan kecil dengan tingkat resiko rendah harus menerapkan sebanyak 64 kriteria.

· Perusahaan sedang dengan tingkat resiko menengah harus menerapkan sebanyak 122 (seratus dua puluh dua) kriteria.

· Perusahaan besar dengan tingkat resiko tinggi harus menerapkan sebanyak 166 (seratur enam puluh enam) kriteria.

F. Pelaksanaan audit eksternal terhadap perusahaan

Secara garis besar adalah :

· Memberitahukan kepada perusahaan yang akan diaudit;

· Pertemuan pra-audit;

· Kunjungan ke lapangan untuk orientasi;

· Wawancara pada manajemen;

· Verifikasi semua informasi hasil wawancara;

· Pemeriksaan dokumen;

· Wawancara pada tenaga kerja / karyawan;

· Pertemuan penutup (close of meeting).

G. Sertifikasi SMK3

Sertifikat SMK3 akan dikeluarkan oleh Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi setelah tim evaluasi melakukan penilaian terhadap hasil audit eksternal yang dilakukan secara independen oleh Badan Audit SMK3. Sertifikat merupakan aspek legalitas sebagai bukti perusahaan telah berhasil menerapkan SMK3.

Keberhasilan penerapan Sistem Manajemen K3 di tempat kerja diukur sebagai berikut:

1 Untuk tingkat pencapaian penerapan 0-59 % dan pelanggaran peraturan perundangan (non-conformance) dikenai tindakan hukum.

2 Untuk tingkat pencapaian penerapan 60-84 % diberikan sertifikat dan bendera perak.

3 Untuk tingkat pencapaian penerapan 85-100% diberikan sertifikat dan bendera emas.